POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

FSQ GROUP S.A.S., identificada con el NIT 800.228.108-9 (“FSQ”), con domicilio en la CALLE 15 #25A- 467 de Yumbo (Colombia), franquiciante de Qbano, se encuentra comprometida con la protección de los datos de las personas que hacen parte de sus grupos de interés; entre otros, clientes, colaboradores, contratistas y/o proveedores, (“Grupos de Interés”), y, en general de todas las personas respecto de las cuales recolecte datos personales. Por lo cual, ha adoptado la presente Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales, la cual tiene por objeto establecer los estándares que se deben seguir para el Tratamiento y las Finalidades a las que estarán sujetas las bases de datos que administra FSQ y los Datos Personales incluidos en estas, los derechos de los Titulares y los mecanismos por medio de los cuales se pueden hacer efectivos.

Las reglas de esta Política aplican para el Tratamiento de todos los Datos Personales que FSQ recolecte, almacene, use, circule o suprima; y, deberá ser seguida por todos los Trabajadores, Colaboradores o Encargados que realicen el Tratamiento de los Datos Personales en nombre de la FSQ.

1. DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de la Política y de conformidad con lo establecido por el RGPD, se entenderá por:

• PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FSQ aplicará los siguientes principios durante el Tratamiento de las Bases de Datos y los Datos Personales incluidos en estas:

• Principio de acceso: la recoleccion y tratamiento de los datos personales debe ser adecuada, relevante y limitada al personal autorizado.

• Principio de confidencialidad: la confidencialidad e integridad de los datos personales se garantizará por medio de controles técnicos y administrativos.

• Principio de finalidad: el consentimiento para la recolección y tratamiento de Datos Personales debe obedecer a finalidades legitimas y autorizadas de manera expresa, previa e informada de conformidad con la Constitución y el Régimen de Protección de Datos Personales.

• Principio de legalidad: el Tratamiento de Datos Personales deberá cumplir con las disposiciones aplicables al Régimen de Protección de Datos Personales.

• Principio de seguridad: se implementarán todas las medidas técnica, preventivas y administrativas que granticen la seguridad de los archivos que mantengan los Datos Personales procesados por FSQ (Responsable del Tratamiento) o el Encargado.

• Principio de veracidad o calidad de Información: los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actuales y comprensibles.

• Principio de veracidad o calidad de Información: los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actuales, comprobables y comprensibles. No se tratarán datos parciales, incompletos, fraccionados o que introduzcan a error.

• TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FSQ  tratará los Datos Personales de las personas que hagan parte de sus Grupos de Interés, directamente o a través de sus Encargados, y en ese sentido, tendrá todas las obligaciones y derechos que se establezcan bajo el Régimen de Protección de Datos Personales.

3.1         Recolección de los Datos Personales

FSQ solamente realizará el Tratamiento de los Datos Personales que hayan sido autorizados por su Titular de manera previa, expresa e informada por medio de una Autorización otorgada de manera escrita, verbal o por medio de una conducta inequivoca de parte del Titular. La copia de la mencionada Autorización será conservada por FSQ.

En el momento en que el Titular otorgue su Autorización, FSQ le informará las Finalidades y el Tratamiento al que estarán sometidos sus Datos Personales, sus derechos y los medios por los cuales podrá ejercerlos. El Titular podrá revocar su autorización y solicitar la supresión inmediata de sus Datos Personales por medio de los canales establecidos en esta Política, a menos de que tenga el deber contractual o legal de permanecer en la Base de Datos.

FSQ se reserva el derecho a recolectar datos personales de diferentes grupos de interés como imagen, en el momento en que ingrese a sus oficinas o a los Puntos de Venta Sandwich Qbano, por razones de seguridad y con la finalidad exclusiva de cumplir con protocolos de vigilancia. En este caso, la autorización estará dada por la conducta inequívoca de ingresar a las instalaciones, en concordancia con señalado en los avisos de privacidad correspondientes.

FSQ no estará obligada a solicitar la Autorización del Titular de los Datos Personales cuando se trate de: i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) Datos Públicos; iii) casos de urgencia médica o sanitaria; iv) información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos

3.2.    Acceso a los Datos Personales

El acceso a las Bases de Datos que se encuentren bajo la responsabilidad de FSQ solamente estará disponible para el Personal de FSQ que requiera acceder y tratar la información para el desarrollo de sus funciones.

FSQ no compartirá o entregará las Bases de Datos ni los Datos Personales almacenados en estas a terceras personas con las que no tenga ningún tipo de relación. Sin embargo, en los casos en que lo requiera par alcanzar las Finalidades autorizadas, los Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos a aliados comerciales o proveedores, con quienes se firmará el correspondiente acuerdo de transmisión de datos personales para proteger la información, los derechos de los Titulares y para tomar todas las medidas pertinentes para que el Tratamiento de la información se realice en cumplimiento de esta Política.

Para todos los efectos, FSQ solo podrá entregar información contenida en sus Bases de Datos a: los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; los terceros autorizados por el Titular o por la Ley. FSQ se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información.

3.3         Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

Sin perjuicio de las finalidades que de manera específica autoricen los Titulares por medio de la Autorización, FSQ tratará los Datos Personales de acuerdo con las siguientes Finalidades:

• Accionistas

1. Mantener una eficiente comunicación con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con nuestros accionistas.

• Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que FSQ cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de cualquier indole con sus accionistas.

• Mantener a nuestros accinistas informados sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de FSQ y con el desarrollo de su objeto social.

• Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa.

• Franquiciados

1. Mantener una eficiente comunicación con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con nuestros accionistas.

• Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que FSQ cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias y contractuales con sus franquiciados.

• Brindar toda la información que requieran los franquiciados sobre, entre otros, distribuidores, proveedores, manuales de operación, asesoría que requiera para cumplir con el contrato de franquicia que se haya suscrito; así como para verificar el cumplimiento de sus obligaciones bajo este.

• Informar sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de FSQ y con el desarrollo de su objeto social.

• Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa.

• Trabajadores

1. Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar estudios de seguridad y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos; y, conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales.

• Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los trabajadores de FSQ y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprendan de la relación laboral.

• Verificar el cumplimiento de las políticas internas de FSQ y de sus fines empresariales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con terceros.

• Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de los contratos existentes con los trabajadores.

• Administrar los sistemas de información y comunicaciones de FSQ, incluyendo, generar copias y archivos de seguridad de la información contenida en los equipos proporcionados por FSQ.

• Realizar programas de bienestar corporativo de los trabajadores, de vigilancia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud y para actividades de promoción y prevención de la salud.

• Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FSQ.

• Informar sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de FSQ y con el desarrollo de su objeto social.

1. Presentar información a autoridades de control y vigilancia, soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables.

• Enviar información relacionada con la liquidación, culminación de actividades y participación en futuros procesos de selección, con posterioridad a la terminación del contrato laboral.

• Proveedores y contratistas

1. Contactar y contratar a proveedores de servicios o productos que FSQ requiera para el desarrollo de sus actividades y la dotación de sus instalaciones u oficinas; así como realizar las solicitudes necesarias para reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos.

• Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los Proveedores.

• Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial, y cuando sea necesario, realizar los reportes a los que haya lugar.

• Mantener a nuestros proveedores informados sobre temas de actualidad relacionados con sus actividades comerciales y con el desarrollo de su objeto social.

• Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial.

• Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FSQ o sus Franquicias.

• Presentar información a autoridades de control y vigilancia.

• Soportar procesos de auditoría interna o externa Realizar estudios estadísticos o procesos contables.

• Clientes

1. Atender los pedidos por medio presencial y por domicilios que se realicen en los diferentes puntos de venta de FSQ o de sus franquicias.

• Enviar información comercial sobre las actividades que realiza FSQ y sus franquicias, en los diferentes puntos de venta y sobre el lanzamiento de nuevas campañas publicitarias, promociones, productos o servicios.

• Realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de la prestación de los servicios y los productos de FSQ o de sus franquicias.

• Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, relacionados con FSQ o cualquiera de sus franquicias.

• Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada por el cliente a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a disposición del cliente en el sitio web de la compañía.

• Informar sobre cambios de nuestros productos.

• Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información.

• Realizar estudios estadísticos o procesos contables.

1. Presentar información a autoridades de control y vigilancia.

• Soportar procesos de auditoría interna o externa Realizar estudios estadísticos o procesos contables.

3.3.6 Tratamiento de datos en circunstancias de urgencia médica y/o sanitaria

En circunstancias especiales que involucren direccionamientos del Gobierno ante condiciones epidemologicas, FSQ Group SAS recolectara los datos de personas y los datos recolectados (datos personales y datos sensibles como estado de salud, temperatura corporal) en emergencia sanitaria se compartiran a las autoridades corrrespondientes en conformidad con las disposiciones recibidas. 

FSQ Group SAS, no usara esta informacion para finalidades diferentes a las señaladas.

Para mayor información puede ingresar a nuestra politica de privacidad y manejo de datos dispuesta en la página web www.sandwichqbano.com.

3.4         Tratamiento de los Datos Sensibles

De manera general, FSQ se abstendrá de recolectar y tratar Datos Personales Sensibles. En los casos en que sea absolutamente necesario, FSQ informará a los Titulares los Datos Personales Sensibles que serían objeto de Tratamiento, las Finalidades especificas de su Tratamiento y que, por tratarse de Datos Personales Sensibles no está obligado a suministralos.

En caso de tener dudas respecto de la necesidad de entregar Datos Personales Sensibles, por favor comuníquese con nosotros previa entrega de los mismos.

3.5         Tratamiento de los Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes

De manera general, FSQ se abstendrá de recolectar y tratar Datos Personales de niños, niñas o adolescentes. En caso de que sea necesario, FSQ se limitará al Tratamiento de los Datos Personales Públicos o solicitará la correspondiente Autorización de su representante legal. FSQ hará su mejor esfuerzo para verificar que quien actúe como representante legal del niño, niña o adolescente efectivamente tenga esta calidad. No obstante, partirá de la buena fe de quien otorgue la autorización para el Tratamiento de los Datos Personales del niño, niña o adolescente y señale que tiene la calidad de representante legal.

3.6.        Datos personales no solicitados

De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con FSQ, es posible que nos sean remitidos Datos Personales sin la Autorización otorgada por el Titular. En estos casos, el Titular acepta que por medio de su conducta inequivoca, consistente en enviar su información a FSQ Autoriza el Tratamiento de sus Datos Personales con la Finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada a FSQ.

La autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyendo pero sin limitación, al envío de información de: i) personas que desean trabajar en FSQ; y, iii) personas que desean vincularse como proveedores de FSQ.

Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso de que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará la firma de la Autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de los Datos Personales.

3.7.        Tratamiento de datos personales por parte de las Franquiciados

FSQ será el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de los Clientes de FSQ que hayan recolectado sus franquiciados como consecuencia de las actividades comerciales desarrolladas en el respectivo punto de venta. En este caso, los franquiciados tendrán la calidad de Encargados y deberán Tratar los Datos Personales en atención a lo siguiente:

1. Realizar el Tratamiento de la Base de Datos y de los Datos Personales incluidos en esta, dentro de los límites establecidos por FSQ, que correspondan a los autorizados por el Titular.

• Realizar el Tratamiento de la Base de Datos y de los Datos Personales en nombre de FSQ, conforme a los principios que los tutelan, esta Política y el Régimen de Protección de Datos Personales.

• Abstenerse de utilizar la Base de Datos o los Datos Personales incluidos en esta para finalidades diferentes a las autorizadas, para provecho propio o de un tercero.

• Mantener la información bajo los parámetros de seguridad establecidos por FSQ y los demás que se consideren necesarios para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y guardar la confidencialidad respecto de la Base de Datos y los Datos Personales incluidos en esta.

• Garantizar que la información objeto de Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de Datos Personales de FSQ, informarle sobre el uso dado a sus datos y garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Abstenerse de divulgar, difundir o publicar, por cualquier medio la Base de Datos o los Datos Personales incluidos en esta, a ningún tercero, con independencia de su relación jurídica o su denominación.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, así como cumplir las instrucciones y requerimientos que esta imparta.

1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella y garantizar que sus empleados, contratistas, personal.

3.8.        Limitaciones temporales al Tratamiento de los Datos Personales

FSQ conservará un registro de la información de sus Grupos de Interés antes, durante y después de terminar la relación contractual, que puede incluir Datos Personales y solo para las finalidades mencionadas. Esta información será conservada por un periodo de retención razonable en atención al: (i) el tiempo durante el cual tengamos una relación con usted y le prestemos nuestros servicios; y, (ii) exista una obligación legal, contable o adminsitrativa y/o requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios a los que estemos sometidos.

Almacenaremos su información personal por un período de AA + 20 (año actual + 20 años). Terminado este tiempo, destruiremos los Datos Personales o los eliminaremos de nuestras Bases de Datos.

3.9.      Compromiso de seguridad de la información

FSQ está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos, bajo restricciones de acceso y de disponibilidad, impidiendo su consulta por parte de terceros no autorizados.

Con base en lo anterior, FSQ garantiza a los Titulares de los Datos Personales la conservación de los mismos bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que impidan su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.

• DERECHOS DE LOS TÍTULARES

En consonancia con en el Régimen de Protección de Datos Personales, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

• Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus Datos Personales.

• Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo en los casos en que se exceptúe como requisito para el Tratamiento de los Datos Personales, de conformidad con las excepciones que establece el Régimen de Protección de Datos de Datos Personales.

• Recibir información, previa solicitud, respecto del Tratamiento que se le ha dado a sus Datos Personales.

• Acudir ante las autoridades y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en el Régimen de Protección de Datos de Datos Personales, previo trámite de consulta o reclamo ante FSQ.

• Modificar y revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato.

• Tener conocimiento y acceder a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

• Los demás que se reconozcan en el Régimen de Protección de Datos Personales.

• ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS

• El Área encargada de atender las consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de los Datos Personales y canales de atención

6.3       FSQ informa que todo cambio sustancial en la Política de Tratamiento de Información y Datos Personales será comunicado oportunamente por su página web y por los medios que de manera general use para ponerse en contacto con los Titulares, durante por lo menos 10 días hábiles anteriores a su entrada en vigor.